تعریف سیستم: سیستم مجموعه ای است از اجزای مرتب که به طور هماهنگ برای رسیدن به یک یا چند هدف مشخص باهم کار می کنند و سیستم اطلاعاتی نیز نوعی از سیستم است که روی داده ای خام (بردازش نشده) کار کرده و تولید اطلاعات می نماید. سیستم های اطلاعاتی مکانی (GIS) نوع خاصی از سیستم های اطلاعاتی هستند که قادرند داده های مکانی را مورد پردازش و تحلیل قرار دهند. لذا سیستم اطلاعاتی جهت نیل به اهدافش نیاز به مجموعه اس از توابع دارد که این مجموعه طیفی از پردازش ها از انجام مشاهدات و اندازه گیری گرفته، تا پیش بینی و اخذ تصمیم ، را تحت پوشش قرار می دهد.

تعریف سیستم اطلاعات مکانی (GIS): سیستم اطلاعات مکانی (GIS) مجموعه ای سازمان یافته متشکل از سخت افزار، نرم افزار، داده،  رویه ها و نیروهای انسانی برای جمع آوری، آماده سازی، ساختار دهی، ذخیره سازی،بروزرسانی،پردازش،نمایش، و تجزیه و تحلیل (آنالیز) انواع داده های مکانی است. در این نوع سیستم ها هدف مدیریت اطلاعات مکان مرجع به منظور اتخاذ تصمیمات بهینه می باشد.

راه اندازی سیستم اطلاعات مکانی ممکن است همراه با بعضی تغییرات در رو شهای کاری کارفرما باشد. بنابراین در صورت نیاز، باید مسائل مربوط به آموزش پرسنل در رده های مختلف به منظور حصول اطمینان از فعال شدن سیستم جدیدی پیش بینی شود. این آموزش ها باید مکمل راهنمای بکارگیری سیستم باشد که در بخش مستند سازی به آن اشاره گردید.

اصولاً برای سازمانهایی که قصد بکار گیری فن آوری های نوین، مانند GIS را دارند، اجرای دورههایی برای ارتقای دانش  و مهارت کارکنان آن ضروری می باشد.

کاربران سیستم و نوع ارتباط آنها با سیستم باید مشخص باشد. این ارتباطات مشخص کننده نوع توابع و امکانی است که در دسترس کاربر قرار خواهد گرفت.